Pedoman Penomoran dan Surat Menyurat Himpunan Pemuda Mahasiswa Kecamatan Laeya (HIPMAL)
Pedoman Penomoran dan Surat Menyurat
Himpunan Pemuda Mahasiswa Kecamatan Laeya
(HIPMAL)
A. Pendahuluan
Sejak berabad-abad yang lalu surat sudah menjadi alat
komunikasi yang sangat penting dalam kehidupan manusia. Pada masa kenabian,
Rasulullah SAW menjadikan surat sebagai alat komunikasi dalam berdakwah
mengajak para raja dan pemimpin-pemimpin kaum untuk memeluk islam dengan
mengirimkan surat yang Rasulullah tulis sendiri dan dikirimkan melalui utusan
yang Beliau percaya. Begitu juga pada masa kekaisaran Romawi dan
kerajaan-kerajaan pada masa lalu telah menggunakan surat sebagai alat
komunikasi penting dalam segala situasi.
Melihat begitu pentingnya surat pada masa lalu dan
sekarang, bermunculan jasa-jasa yang melayani pengiriman surat tersebut. Kalau
saja pada zaman Rasulullah SAW dalam mengirim surat adalah dengan mengirim
utusan yang Beliau percaya, lain halnya pada zaman kekaisaran dan
kerajaan-kerajaan terdahulu yang menggunakan burung merpati terlatih sebagai
jasa pengiriman surat tersebut. Dan kini pada zaman modern telah banyak
jasa-jasa yang menyediakan pelayanan khusus dalam pengiriman surat baik yang
bersifat biasa hingga rahasia.
Dalam keorganisasian, surat juga merupakan alat terpenting
yang tidak dapat terpisahkan, sebab surat merupakan alat komunikasi tanpa batas
yang sangat membantu kelancaran dalam sebuah organisasi.
Untuk memperlancar komunikasi antar pengurus dan
anggota Himpunan
Pemuda Mahasiswa Kecamatan Laeya (HIPMAL) menempatkan surat
sebagai alat komunikasi terpenting yang tidak terpisahkan dalam menunjang
kelancaran berorganisasi. Untuk mendukung kelancaran dan memudahkan pendataan
surat keluar dan surat masuk dalam satu tahun kepengurusan maka (HIPMAL)
membuat sebuah pedoman khusus pengkodean dan penomoran surat-surat tersebut.
Pada dasarnya penomoran dan pengkodean surat tidak ada pedoman khusus, namun
disesuaikan dengan kebijakan setiap organisasi.
B. Format Penomoran Surat
Keluar (Keterangan Perihal Surat)
1. Surat Keputusan (SK) :
01 (kode nomor surat)
2. Surat Undangan (SU) :
02
3. Surat Permohonan (SPm) :
03
4. Surat Pemberitahuan (SPb) :
04
5. Surat Peminjaman (SPp) :
05
6. Surat Pernyataan (SPn) :
06
7. Surat Mandat (SM) :
07
8. Surat Tugas (ST) :
08
9. Surat Keterangan (SKet) :
09
10. Surat Rekomendasi (SR) :
10
11. Surat Balasan (SB) :
11
12. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) : 12
13. Sertifikat (SRT) :
13
14. Perjanjian Kerja (PK) :
14
15. Surat Pengantar (SPeng) :
15
C. Penomoran Surat
Penomoran surat di mulai dengan angka 01 dan
seterusnya dengan klasifikasi surat keluar. Jika dalam satu surat yang sama
dikeluarkan lebih dari satu surat maka surat keluar disesuaikan sesuai urutan
kemudian dalam setiap surat yang sama tersebut di urutkan dengan abjad. Contoh
dalam satu surat yang sama terdapat 10 penerima maka surat-surat tersebut di
urutkan dan di mulai dengan huruf (a) kecil. Exp: 01.a, 01.b, 01.c dan
seterusnya sampai surat yang ke sepuluh 01.j .
D. Kode surat
Setelah memberikan nomor pada surat maka seyogyanya
diberikan kode khusus untuk mempermudah pendataan surat-surat yang beredar
dalam sebuah organisasi. Setiap organisasi memiliki kode-kode tersendiri sesuai
dengan kebijakan organisasi tersebut. HIPMAL sendiri memiliki kode khusus dalam
mengklasifikasi surat keluar. Surat keluar yang ditujukan kepada perorangan dan
atau organisasi dan atau pemerintahan diluar intern HIPMAL maka harus diketahui
ketua HIPMAL dan di tanda tangani.
|
No |
Kode Surat |
Keterangan |
|
1 |
A |
Surat keluar dalam lingkungan intern Himpunan Pemuda
Mahasiswa Kecamatan Laeya (HIPMAL)
yang ditanda tangani oleh Ketua dan Sekretaris. |
|
2 |
A.1 |
Surat keluar dalam lingkungan intern Himpunan Pemuda
Mahasiswa Kecamatan Laeya (HIPMAL) yang ditanda tangani oleh Ketua dan
Bendahara. |
|
3 |
B |
Surat keluar yang di tujukan kepada perorangan,
organisasi atau pemerintahan diluar intern Himpunan Pemuda Mahasiswa Kecamatan Laeya
(HIPMAL) yang ditanda tangani oleh ketua dan sekretaris. |
|
4 |
B.1 |
Surat keluar yang di tujukan kepada perorangan,
organisasi atau pemerintahan diluar intern Himpunan Pemuda Mahasiswa Kecamatan Laeya
(HIPMAL) yang ditanda tangani oleh ketua dan Bendahara. |
|
4 |
C.1 |
Surat keluar yang ditanda tangani oleh Kepala Koordinator
Departemen Akspro & Medinfo dan Sekretaris. |
|
5 |
C.2 |
Surat keluar yang ditanda tangani oleh Kepala
Koordinator Departemen Kajian Strategi & Kebijakan dan Sekretaris. |
|
6 |
C.3 |
Surat keluar yang ditanda tangani oleh Kepala
Koordinator Departemen Kewirausahaan dan Sekretaris. |
|
7 |
C.4 |
Surat keluar yang ditanda tangani oleh Kepala
Koordinator Departemen Keolahragaan dan Sekretaris. |
|
8 |
C.5 |
Surat keluar yang ditanda tangani oleh Kepala
Koordinator Departemen Pengkaderan dan Sekretaris. |
|
9 |
C.6 |
Surat keluar yang ditanda tangani oleh Kepala
Koordinator Departemen Hubungan Luar dan Sekretaris. |
|
10 |
C.7 |
Surat keluar yang ditanda tangani oleh Kepala
Koordinator Departemen Keagamaan dan Sekretaris. |
|
11 |
PAPIRUS |
Surat keluar khusus dari panitia pergantian pengurus
yang ditanda tangani oleh ketua panitia dan sekretaris panitia |
|
12 |
PAN-PEL |
Surat keluar dari kepanitian umum yang ditanda tangani
oleh ketua panitia dan sekretaris panitia |
|
13 |
ISTIMEWA |
kode / nomor surat khusus untuk piagam penghargaan, termasuk surat yang keluar dari Dewan Pembina Organisasi (DPO) HIPMAL |
*Catatan : Surat keluar yg ditujukan kepada extern (di luar
intern HIPMAL) harus diketahui (mengetahui) Ketua HIPMAL dan ditanda tangani.
01 = Format Penomoran Surat (Keterangan Perihal
Surat)
001 = Nomor surat keluar
A.1 = Kode surat
DP-HIPMAL = Identitas lembaga
SK = Kode perihal surat
XI = Bulan pengeluaran surat
2020 M. = Tahun pengeluaran surat
2. Contoh kode surat keluar dari kepanitiaan: 02.001/PAN-PEL/MILAD/SU/X/2020
M.
Keterangan :
02 = Format Penomoran Surat (Keterangan Perihal
Surat)
001 =
Nomor surat keluar
PAN-PEL = Kode surat
MILAD = Kode kepanitiaan
yang mengeluarkan surat
SU = Kode perihal surat
X = Bulan pengeluaran surat
2020 M. = Tahun pengeluaran surat
E. Format Surat
Dalam kaitan
dengan format surat, Pusat Bahasa dalam kegiatan surat-menyurat sehari-hari
melazimkan format setengah lurus versi b. Dan, Pusat Bahasa menganjurkan kepada
masyarakat, melalui penyuluhan bahasa Indonesia di berbagai instansi,
penyuluhan bahasa Indonesia melalui telepon atau melalui surat, untuk
menggunakan format setengah lurus b karena ini dianggap lebih efisien dan lebih
menarik. Sedangkan untuk size kertas menggunakan "Legal 8,5"x14" 22x36cm
F. Ukuran Amplop Standar di Indonesia
·
Amplop C7 memiliki ukuran 81 x 114 mm
(3.2 x 4.5 inci). Amplop C7 sesuai untuk kertas A7 (atau kertas A6 yang dilipat
dua sebanyak satu kali).
·
Amplop C7/C6 memiliki ukuran 81 x 162 mm
(3.19 x 6.4 inci). Amplop ini sesuai untuk kertas berukuran 1/3 A5.
·
Amplop C6 memiliki ukuran 114 × 162 mm
(4.5 x 6.4 inci). Amplop C6 sesuai untuk kertas A6 (atau kertas A4 yang dilipat
dua sebanyak dua kali).
·
Amplop C6/C5 memiliki ukuran 114 × 229
mm (4.5 x 9 inci). Amplop ini sesuai untuk kertas berukuran 1/3 A4.
·
Amplop C5 memiliki ukuran 162 × 229 mm
(6.4 x 9 inci). Amplop C5 sesuai untuk kertas A5 (atau kertas A4 yang dilipat
dua sebanyak satu kali).
·
Amplop C4 memiliki ukuran 229 × 324 mm
(9 x 12.8 inci). Amplop C4 sesuai untuk kertas A4.
·
Amplop C3 memiliki ukuran 324 × 458 mm
(12.8 x 18 inci). Amplop C3 sesuai untuk kertas A3.
·
Amplop B6 memiliki ukuran 125 × 176 mm
(4.9 x 6.9 inci). Amplop B6 sesuai untuk kertas C6.
·
Amplop B5 memiliki ukuran 176 × 250 mm
(6.9 x 9.8 inci). Amplop B5 sesuai untuk kertas C5.
·
Amplop B4 memiliki ukuran 250 × 353 mm
(9.8 x 13.9 inci). Amplop B4 sesuai untuk kertas C4.
·
Amplop E4 memiliki ukuran 280 × 400 mm
(11 x 15.75 inci). Amplop E4 sesuai untuk kertas B4.
Demikianlah panduan penomoran ini dibuat dengan tujuan mempermudah dalam mencatat atau mengklasifikasikan surat-surat, baik surat keluar atau pun surat masuk yang beredar di organisasi Himpunan Pemuda Mahasiswa Kecamatan Laeya (HIPMAL). Dan untuk membantu memberikan kemudahan bagi sekretaris dalam mengelola administrasi kesekretariatan yang ada dalam organisasi kekeluargaan HIPMAL. Semoga setiap usaha yang kita lakukan mendapat ridho dan inayah dari Allah SWT. Amin,,
G. Template Surat Permohonan Peminjaman Tempat
H. Template Surat Undangan Bazar Organda/Ormawa
I. Template Surat Undangan Menghadiri Lurah/Desa
J. Template Amplop
KETUA UMUM
DEWAN PENGURUS ORGANISASI
HIMPUNAN PEMUDA MAHASISWA KECAMATAN LAEYA
(HIPMAL) Periode 2021/2022
ANDIKA SAFAAT MULTAZAM
NIA. 12.05.20.18
Komentar
Posting Komentar